Enfin une méthode facile pour être productif et efficace toute la journée : le PTM

En tant qu’investisseur dans plus de 300 entreprises, j’ai la chance d’observer la vie de très nombreux entrepreneurs et collaborateurs.

Cette expérience exceptionnelle m’a permis de cerner le secret de l’efficacité de certains d’entre eux ou de la non efficacité d’autres.

Etre productif et efficace

On peut potentiellement se dire que celui qui fait le plus d’efforts, celui qui travaille le plus, est le plus efficace et le plus productif.

C’est en effet l’erreur n°1 de la plupart des mauvais entrepreneurs.

Lorsqu’un entrepreneur ou un collaborateur d’entreprise veut qu’on le félicite pour son nombre d’heures de travail, très souvent, on se rend compte que celui-ci ne les utilise pas à bon escient.

Il peut passer des heures à effectuer des tâches répétitives, à tourner en rond, à essayer de résoudre des points non critiques, en ne résolvant aucun réel problème.

Nos heures de travail sont trop souvent utilisées à mauvais escient

Cette question du nombre d’heures de travail est d’ailleurs très souvent la source de conflits entre cofondateurs ou entre membres d’une équipe qui s’envoient chacun leur emploi du temps comme autant d’arguments pour se donner raison.

On pourrait aussi se dire que la personne ayant le plus de compétences, le plus d’expériences sera la plus productive.

Là encore, c’est une erreur…

Combien de gens brillants se plantent violemment, et combien de gens simples transforment leurs projets en succès extraordinaires ?

Prenons les choses au début. Soyons clairs, nous sommes efficace si nos actions :

  • résolvent des problèmes et frustrations réels ;
  • améliorent des performances financières directement ou indirectement.

Au sein de  start-up, de grands groupes ou de partis politiques, nous pouvons passer des heures, journées, semaines à échanger sur des sujets sans importance.

Là encore, on croit faire son « boulot »  quand l’agenda est surchargé, quand on a rencontré plein de monde, quand on a fait de longues réunions qui, très souvent, au final, ne résolvent rien d’important.

Notre job ne doit pas être un “passe temps”.

Nous avons tous, vis-à-vis de notre employeur, de nos investisseurs ou de notre famille qui nous attend à la maison, une obligation de productivité et d’efficacité réelles.

Méthode PTM (Problem, Task, Metrics)

Je vais donc vous parler d’un sujet qui me tient à coeur et que j’ai appelé la méthode PTM (Problem, Task, Metrics) ou « Working on the Right Things ».

Je conseille bon nombre d’investisseurs, de dirigeants de grandes entreprises et d’entrepreneurs en utilisant cette méthode toute simple valable à tout moment.

Vous devez analyser chaque 1er jour de la semaine et chaque matin si ce que vous allez faire au cours de la prochaine période (semaine ou journée) a un réel intérêt.

A chaque fois, posez-vous les questions suivantes (PTM) en prenant du recul :

P: Quels sont les Problèmes qui empêchent mon entreprise d’être efficace, d’être successful, de croître ?

T: Quelles sont les Tâches que je dois accomplir pour les résoudre réellement ?

M: Quel indicateur (Metric) dois-je suivre qui me prouvera que j’ai résolu le problème ? (avec un indicateur potentiellement différent par problème).

D’expérience, une réflexion comme cela prend entre 15 à 30 mn par jour.

Avant cela, n’allumez pas votre smartphone, ni votre ordinateur, ne lisez pas vos emails, ni l’actualité, ni votre fil Facebook, ne parlez avec personne. Isolez-vous et répondez à ces points tout seul.

Pour ne pas être distrait, inscrivez les éléments de réponse sur papier, quitte à les recopier ensuite sur votre ordinateur quand ils sont tous finalisés.

Notez que cette liste doit être la plus courte possible et doit tenir sur une page.

Prenons un exemple simple :

P: Problem

Votre produit ne se vend pas assez vite malgré les 3 commerciaux que vous avez recrutés.

T: Tasks

  • Parler avec des clients déjà convaincus afin de bien comprendre les atouts pour lesquels ils utilisent le produit (4 clients)
  • Trouver des listings clients pouvant avoir un besoin similaire.
  • Revoir le pitch des commerciaux pour vérifier qu’ils mettent bien en avant les atouts décelés
  • Améliorer le produit pour mettre en avant ces atouts.

M: Metrics

Plusieurs metrics possibles pour vérifier l’efficacité. Choisissez-en un : nombre de nouveaux clients par jour ou semaine par commercial ; chiffre d’affaires par commercial ; chiffre d’affaires global.

Très souvent, il faut peu de choses pour rendre une entreprise beaucoup plus efficace

Très souvent, il faut peu de choses pour rendre une entreprise beaucoup plus efficace et vous vous en rendrez compte après cet exercice.

Vous vous rendrez surtout compte à quel point toutes vos actions dans la journée seront potentiellement réellement productives et quel plaisir vous aurez à les mettre en oeuvre.

Veillez bien à vous concentrer uniquement sur ces tâches à effectuer, et sur aucune autre.

Quand vous les aurez finies, arrêtez de travailler, et mettez vous à suivre chaque jour votre indicateur de performance M pour vérifier si vous avez été efficace, ou non.

Pas la peine de rester devant votre écran à tourner en rond. Prenez l’air et lisez un bon bouquin.

Autre point technique : si vous avez des tâches administratives ou non importantes, fixez-vous une heure dans la semaine (via votre agenda) pour vous en débarrasser rapidement.

Je rajouterais une chose.

Je parle ici d’une méthode pour améliorer sa vie professionnelle mais celle-ci fonctionne aussi bien pour n’importe quel projet personnel.

Source : Jeremie Berrebi